Akteneinlagerung

Datenträgervernichtung

Datenträger vernichten lassen – sicher und günstig

IT-Sicherheit ist ein Faktor, der weit über die Nutzungsdauer von Datenträgern hinausgeht. Schützen Sie Ihre Daten vor Missbrauch und Zugriff Dritter. Auch ausrangierte Datenträger wie Firmenrechner, Mobilgeräte, Festplatten und Co. enthalten vertrauliche Daten und sensible Informationen.

Wenn es darum geht, sich dauerhaft von Daten zu trennen, ist Vernichtung der einzige Weg. Es ist nicht ausreichend, Daten lediglich zu löschen, denn selbst bei Formatierung oder Überschreiben von Datenträgern sind oftmals viele Informationen noch wiederherstellbar. Handelt es sich um Vertrauliches, sensible Daten oder interne Informationen, reicht ein derartiger Schutz nicht aus. Wir sind Ihr verlässlicher Partner bei der Datenträger Vernichtung und kümmern uns um Ihre Datenvernichtung entsprechend DIN 66399 nach dem Bundesdatenschutzgesetz und der EU-Datenschutz-Grundverordnung.

Datenvernichtung: Das sind die gesetzlichen Vorschriften

Von der gesetzlichen Pflicht zur fachgerechten Vernichtung sind insbesondere Daten mit Personenbezug betroffen. Das sind Daten, die Rückschlüsse auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person zulassen. Dazu zählen Kunden- und Lieferantendaten ebenso wie Personaldaten. Sämtliche Anschriften, Bankverbindungen, Versicherungsnummern und weitere sind damit per Gesetzgebung unter einen besonderen Schutz gestellt.

Der Gesetzgeber unterscheidet dabei nicht, auf was für einem Medium die Daten abgelegt sind. Das heißt der Schutz wird sowohl für Papierdokumente als auch für abgespeicherte, digitale Formate gefordert. Je nach Speichermedium z.B. Festplatte, CD oder Speicherkarte sind verschiedene Shreddereinsätze zu wählen um eine vollständige Vernichtung zu gewährleisten. In der DIN 66399 sind diese Stufen materialbezogen definiert. Die unterschiedlichen Sicherheitsstufen geben exakt an, wie stark die Datenträger zerkleinert werden müssen, damit eine Wiederherstellung der Daten nicht mehr möglich ist.

Je höher die Sicherheitsstufe ist, umso kleiner muss die Materialfläche der zerkleinerten Datenträger nach der Vernichtung ausfallen.

Die geforderten Sicherheitsstufen im Überblick:

• Sicherheitsstufe 1: Datenträger mit allgemeinen Daten
• Sicherheitsstufe 2: Datenträger mit internen Daten
• Sicherheitsstufe 3: Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten
• Sicherheitsstufe 4: Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten
• Sicherheitsstufe 5: Datenträger mit geheim zu haltenden Daten

Genaue Angaben zu den datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Vernichtung von Datenträgern lassen sich in der EU-Datenschutz-Grundverordnung finden. Daneben verfügen die einzelnen Bundesländer über Datenschutzbeauftragte, die zudem länderspezifische Regeln vorgeben.

Über unseren Onlineshop bieten wir Ihnen die Dokumentenvernichtung mit materialbezogenen Sicherheitsstufen an. Haben Sie hierzu Fragen oder möchten sich ein individuelles Angebot zur Datenträgervernichtung erstellen lassen, setzen Sie sich gern mit uns in Verbindung. Unsere Spezialisten unter der Nummer 0511 / 9590 250 helfen Ihnen gern!

Eine Kurzfassung zu der DIN 66399 finden Sie in nachfolgender Informationsbroschüre:

DIN66399_Zusammenfassung.pdf

Eine Auflistung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen finden Sie in folgendem Dokument:

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen 2018.pdf

Daten sicher vernichten – so gehen wir vor

Für die Vernichtung von elektronischen Daten garantieren unsere Prozesse Datensicherheit in Bezug auf die gesamte Kontrollkette.

Unsere Fachkräfte sind nach dem Bundesdatenschutzgesetz und der EU-Datenschutz-Grundverordnung zur Geheimhaltung verpflichtet. Auf Wunsch nehmen wir gerne regelmäßig geplante Abholungen bei Ihnen vor: So können Sie die zu vernichtenden Datenträger über einen längeren Zeitraum sammeln, bevor wir diese zur Vernichtung abholen.

Unsere Spezialisten verladen die Sicherheitsbehälter dazu in geschlossene Fahrzeuge und transportieren Ihre Datenträger zu unseren Sicherheitsstandorten. Je nach Materialklasse werden die Datenträger nach einer Zwischensammlung einer unserer Vernichtungsanlagen zugeführt oder auf eine Partneranlage transportiert und dort fachgerecht vernichtet. Bei Mobilgeräten und Festplatten bieten wir Ihnen zusätzlich die Erfassung der IMEI- bzw. Seriennummern an. Das Vernichtungszertifikat bezieht sich in diesen Fällen direkt auf die erfassten Nummern. Im Fall von Mobilgeräten werden vor dem Vernichtungsvorgang die Akkus entfernt, diese dürfen der Shredderanlage nicht zugeführt werden.

Die Vernichtungsanlage zerkleinert die Datenträger gemäß der angegebenen Sicherheitsstufen. Auf diese Weise werden Ihre ausgedienten Festplatten und weitere Datenträger vollständig in kleine Stücke geschreddert, sodass jegliche Daten endgültig vernichtet und nicht wiederherstellbar sind.

Sobald unsere Dienstleistung erbracht ist, erhalten Sie gratis ein Vernichtungszertifikat, das Ihnen die Vernichtung Ihrer Datenträger bescheinigt.

Sichere Festplattenvernichtung durch die PreZero Aktenvernichtung

Lassen Sie Ihre Daten ganz sicher und bequem von PreZero vernichten. Dazu bieten wir Ihnen ein vollständiges Leistungspaket, das von der Bestellung über die Abholung bis zur Vernichtung Ihrer Datenträger alles umfasst.

Ihre vertraulichen Datenträger erfassen wir generell in abschließbaren Sicherheitsbehältern. Diese können Sie nach Bedarf kurzfristig nutzen oder dauerhaft im Einsatz lassen. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot zur dauerhaften Aufstellung eines unserer Sicherheitsbehälter in Ihren Räumlichkeiten. Rufen Sie uns an, wir freuen uns über Ihre Anfrage und beraten Sie gerne: 0511 / 9590 250!

Wählen Sie zunächst in unserem Onlineshop aus, welche Art von Datenträgern Sie entsorgen möchten und legen die entsprechende Stückzahl fest. Geben Sie im Anschluss an, wann Ihre Datenträger abgeholt werden sollen. Bitte halten Sie die zu entsorgenden Datenträger am Tag der Abholung bereit um sie bei Eintreffen unseres Fahrers in den Sicherheitsbehälter geben zu können. Die Datenträger gelangen so auf direktem Weg in den Vernichtungsprozess. Sollten Sie den Behälter zwecks Sammlung für einen längeren Zeitraum bei sich vor Ort benötigen, dann erstellen wir Ihnen gerne ein separates und individuelles Angebot.

Anschließend benötigen wir Ihre Adresse zur Anlieferung und Abholung der Sicherheitsbehälter sowie einige persönliche Angaben, bevor Sie Ihre Bestellung bezahlen können. Dafür können Sie aus unseren sicheren Zahlungsmöglichkeiten (PayPal, Sofort-Überweisung, Rechnung oder Kreditkarte) wählen.

Wir bearbeiten Ihre Anfrage und legen anhand Ihrer Angaben die passende Größe, Anzahl und Art der Behältersysteme fest. Schließlich erhalten Sie per E-Mail eine Auftragsbestätigung.

Datenträger entsorgen – darauf sollten Sie achten

Bei der Entsorgung von Datenträgern gilt es einiges zu beachten. Vertrauliche Datenträger werden generell in abschließbaren Sicherheitsbehältern gesammelt. Wir schätzen anhand der Bestelldaten für Sie die Größe und Art des benötigten Sicherheitsbehälters ein und liefern Ihnen diesen am gewünschten Tag.

Für den Abholtag bitten wir Sie, Ihre zu vernichtenden Datenträger bereitzuhalten, damit Sie Ihre Disketten, CDs/DVDs, Speichersticks und andere Datenträger in die Sicherheitsbehälter füllen können. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot, falls Sie die Befüllung der Behältnisse nicht selbst vornehmen können oder den Behälter zeitweise für die Sammlung bei sich aufstellen möchten.

Das darf in den Sicherheitsbehälter:

• Festplatten (HD und SSD)
• Smartphones
• Tablets
• Handys
• CDs
• DVDs
• Disketten
• Magnetbänder
• Speichersticks (USB)
• Chipkarten (SD, Micro-SD)

Das darf nicht in den Sicherheitsbehälter:

• komplette Endgeräte, wie Drucker, PC´s, Bildschirme und Co.
• sonstiger elektronischer Abfall
• lose Akkus

Bitte beachten Sie, dass bei Ihnen vor Ort Barrierefreiheit gewährleistet sein muss, damit die Behälter problemlos angeliefert und abgeholt werden können.

Nach der erfolgreichen Vernichtung der Datenträger erhalten Sie das dazugehörige Vernichtungszertifikat von uns.

Datenträgervernichtung: Preise und Angebote

Wir vernichten Ihre Datenträger zu einem günstigen Stückpreis und einer Anfahrtspauschale. Der bei uns im Shop angegebene Preis deckt in Summe die folgenden Leistungen ab:

• die Kosten für den An- und Abtransport
• die fachgerechte Vernichtung der Datenträger
• das Zertifikat zur Bescheinigung der erfolgreichen Datenträgervernichtung
• die Mehrwertsteuer i.H.v. 19%

Mögliche Wartezeiten, die für nicht bereit gehaltenes Material anfallen, erlauben wir uns gesondert in Rechnung zu stellen.

Sei es beim Austausch Ihrer Hardware, in großen IT-Abteilungen oder auch in Rechenzentren – es fallen immer wieder auch große Mengen an Datenträgern an, die ordnungsgemäß vernichtet werden müssen. Wir unterstützen Sie dabei gerne. Fragen Sie ein individuelles Angebot bei uns an und kontaktieren Sie uns unter 0511 9590 250. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Sie möchten uns für diese Leistung beauftragen? - Ihre Mitteilung an PreZero Aktenvernichtung GmbH

Akteneinlagerung

Das Einlagern von Akten benötigt unter Umständen große Lagerkapazitäten und verbraucht unnötig Ressourcen, unteranderem zum Beispiel für die Verwaltung der eingelagerten Dokumente.

Wenn die räumlichen Kapazitäten vor Ort ausgeschöpft sind, stellt sich bald die Frage: Wohin mit all den Dokumenten?

Mit dem PreZero-Service zur Aktenlagerung schaffen Sie endlich wieder Platz in Ihren Büros und minimieren den Aufwand der sicheren Einlagerung Ihrer Akten: Wir lagern Ihre Akten gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung und der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen in unserem Archiv ein. Sollten Sie Ihre Unterlagen noch einmal benötigen, können Sie diese jederzeit einsehen – auf Wunsch liefern wir Ihnen diese auch direkt in Ihre Räumlichkeiten.

Wir sind Ihre zuverlässigen Spezialisten rund um das Thema Akten - ob Einlagerung oder Vernichtung. Mit uns an Ihrer Seite können Sie sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren.

Aktenarchivierung: Ordner- oder kartonweise Erfassung

Wir können Ihre einzulagernden Dokumente entweder ordnerweise oder kartonweise erfassen. Insbesondere wenn die Akten vorrangig nur noch aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelagert werden, empfiehlt sich eine kartonweise Archivierung der Dokumente.

Wollen Sie Akten einlagern, auf die Sie unter Umständen noch einmal zurückgreifen müssen, empfehlen wir Ihnen der Übersicht halber die ordnerweise Archivierung Ihre Dokumente.

Durch die Etikettierung Ihrer Dokumente und die Anbringung von Barcodes ist gewährleistet, dass die Akten systematisch eingelagert und bei Bedarf ausgelagert werden können.

Dokumente einlagern  - so gehen wir vor

PreZero macht Ihnen das Akteneinlagern so leicht wie möglich: Wir liefern Ihnen die passende Menge Archivkartons zur Befüllung und lagern diese in unserem Archiv über die von Ihnen gewünschte Dauer zu einem günstigen Preis ein.

Nachdem wir Ihre Bestellung erhalten haben, lassen wir Ihnen eine entsprechende Menge an stabilen Archivkartons zukommen, damit Sie diese mit den nötigen Dokumenten, Hängeregistern oder Aktenordnern füllen können.

Im Zuge dessen ist zudem eine Indexierung der einzulagernden Akten vorzunehmen: Wir stellen Ihnen dazu eine Excel-Liste mit sogenannten HU-Nummern zur Verfügung, welche der einfachen Logistik Ihrer Kartons dient. Sie ordnen jeder HU-Nummer eine eindeutige Bezeichnung des Kartoninhalts sowie die gewünschte Lagerdauer zu. Je nach Relevanz der Akten empfiehlt sich dies kartonweise oder auch für jedes einzulagernde Objekt vorzunehmen (jeder Ordner, jedes Hängeregister). Im Lieferumfang enthalten sind neben den HU-Nummern die zugehörigen Barcodes, die vor der Einlagerung von Ihnen auf den Kartons angebracht werden, um später eine eindeutige Zuordnung gewährleisten zu können.

Auf Wunsch nehmen wir Ihnen diese Aufgabe gerne ab – sprechen Sie uns einfach an unter 0511 / 9590 250. Wir beraten Sie gern!

Im Anschluss daran holen wir die Archivkartons bei Ihnen ab. Unsere geschulten Fachkräfte sind nach dem Bundesdatenschutzgesetz zur Geheimhaltung verpflichtet und überstellen die Kartons in unser Archiv nach Hannover. Dort werden die Akten vor äußeren Einflüssen geschützt gelagert.

Der PreZero-Aktenservice steht Ihnen überregional zur Verfügung: In den Großraumregionen Braunschweig/Wolfsburg und Hannover/Hildesheim übernehmen wir den Transport selbst, in weiteren Teilen Deutschlands übernimmt einer unserer zuverlässigen Speditionspartner diese Aufgabe.

Benötigen Sie nach der Akteneinlagerung noch einmal Zugriff auf Ihre Dokumente, können Sie uns jederzeit kontaktieren. Zur Akteneinsicht bieten sich verschiedene Wege an:

Selbstabholung: Gerne können Sie mit uns einen Termin abstimmen und Ihre Akten im Archiv abholen.

Lieferung Ihrer Archivkartons auf dem Postweg: Diese Option kann je nach Sensibilität Ihrer Dokumente über einen versicherten Versand und Zustellnachweis zusätzlich abgesichert werden.

Lieferung über unsere Fachkräfte: Diese Option empfehlen wir Ihnen, wenn Sie vertrauliche Dokumente übermitteln wollen. Unsere Spezialisten liefern im Großraum Hannover-Braunschweig-Porta Westfalica.

Dokumente archivieren lassen von PreZero

Ordner archivieren und Dokumente einlagern - wir bieten Ihnen zuverlässigen Service und übernehmen die fachgerechte Akteneinlagerung Ihrer Dokumente für die nächsten Jahre.

Sie können unseren Service ganz bequem online anfragen in nur wenigen Schritten:

Teilen Sie uns zunächst mit, wie Sie Ihre Akten erfassen möchten. Sie können wählen zwischen dem objektweisen Registrieren Ihrer Akten, d.h. jeder Ordner, jedes Hängeregister wird separat erfasst oder der Aktenarchivierung mit kartonweiser Erfassung. Sie bekommen fünf breite bzw. acht schmale Aktenordner in einen Archivkarton und ordnen jedem Karton ein maximales Lagerdatum zu. Zudem benötigen wir von Ihnen Angaben zum gewünschten Liefertermin der Kartons, zum gewünschten Abholtermin der Kartons und Angaben zu einer zugriffsberechtigten Personen.

Sollen wir Ihre Dokumente nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen fachgerecht vernichten, vermerken Sie dies ebenfalls in Ihrer Anfrage. Zudem bieten wir Ihnen optional den Service an, Ihre Akten für Sie zu indexieren und die Kartons mit Barcodes zu versehen. Gerne berücksichtigen wir diese Services ebenfalls.

Anhand dieser Informationen erstellen wir Ihnen dann unmittelbar nach Ihrer Anfrage ein individuelles Angebot.

Akten einlagern – darauf sollten Sie achten

Vor der Einlagerung Ihrer Akten sollten Sie festlegen, welche Dokumente Sie voraussichtlich nicht mehr oder nur in Ausnahmefällen brauchen. Diese Art von Akten eignet sich insbesondere für die kartonweise Einlagerung in unserem Archiv. Sollten Sie mit Ihren Akten regelmäßig arbeiten, ist eine eindeutige Artikelbezeichnung für den späteren Ablauf unerlässlich.

Nach Ihrer Anfrage erhalten Sie von uns die passende Anzahl an Archivkartons, die Sie dann befüllen können, beispielsweise mit Hängeregistern, Dokumentenmappen oder auch Aktenordnern. Ein Karton bietet Platz für fünf breite bzw. acht schmale Ordner. Wir empfehlen Ihnen eine eindeutige und einheitliche Beschriftung vorzunehmen, falls Sie auf die Akten noch einmal zurückgreifen müssen.

Bitte achten Sie darauf, dass die Kartons ordnungsgemäß befüllt werden. Nur so können Sie sichergehen, dass wir die Kartons sicher einlagern und stapeln können und vermeiden zusätzliche Kosten, die für ein Umpacken der Kartons anfallen würden.

Denken Sie auch daran, die von uns zur Verfügung gestellte Excel-Datei auszufüllen und die Barcode-Aufkleber sichtbar an den Kartons, über den Handgriffen, anzubringen.

Ihre eingelagerten Dokumente stehen Ihnen bei uns jederzeit zu Verfügung. Kontaktieren Sie uns gern und wir sprechen mit Ihnen die Abholung oder Zustellung der benötigten Dokumente ab.

Akteneinlagerung: Günstige Preise und guter Service

Die Preise für die Aktenlagerung richten sich danach, wie viel Stellfläche Sie in unserem Lager zur Archivierung von Dokumenten benötigen. Sie erhalten dann monatlich eine Rechnung von uns über den zuvor mit Ihnen abgestimmten Betrag. Die angegebenen Preise beinhalten neben der Lagerung auch die sichere und fachgemäße Abholung Ihrer Dokumente.

Gerne erstellen wir Ihnen auch ein Komplettpreis-Angebot, wenn wir zudem die Indexierung Ihrer Dokumente sowie die Vernichtung Ihrer Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vornehmen sollen. Kontaktieren Sie dazu unsere Experten unter 0511 / 9590 250 – wir helfen Ihnen gerne weiter!

Sie möchten uns für diese Leistung beauftragen? - Ihre Mitteilung an PreZero Aktenvernichtung GmbH